Încep acest articol cu un comunicat de presă -din 18 iunie 2024- care exprima o mare îngrijorare:

Farmaciile solicită CNAS implementarea urgentă a unui nou flux de raportare în Sistemul Informatic Unic Integrat 

Colegiul Farmaciștilor din România și Asociațiile reprezentative lansează un apel public către conducerea Casei Naționale de Asigurări de Sănătate (CNAS) pentru implementarea urgentă a unui nou flux de raportare în Sistemul Informatic Unic Integrat (SIUI) pentru farmacii.  Odată cu implementarea sistemului RO e-Factura și a obligativității de transmitere a facturilor emise către Spațiul Privat Virtual (SPV) în termen de 5 zile, farmaciile se văd în imposibilitatea obiectivă de respectare a acestui termen. Astfel, farmaciile trebuie mai întâi să finalizeze raportările facturilor către CNAS, etapă care durează mult mai mult de 5 zile. Acest lucru duce la depășirea automată și independentă de acțiunea farmaciilor, a termenului de transmitere a facturilor în SPV. Asociațiile reprezentative ale industriei au atras atenția asupra acestei situații în ultimele 3 luni în dialogul oficial atât cu reprezentanți ai CNAS, cât și ai Ministerului de Finanțe. Poziția și argumentele industriei au fost înțelese, dar CNAS nu a prezentat până acum o soluție tehnică de modificare a raportărilor în SIUI, care să le permită farmaciilor și respectarea termenului stabilit în sistemul RO e-Factura.  Începând cu data de 1 iulie 2024 sancțiunile care pot fi aplicate agenților economici (inclusiv farmacii) care nu respectă obligația legală de a transmite facturile fiscale în termenul de 5 zile vor fi drastice. Considerăm că este discriminatoriu și incorect ca farmaciile, în calitatea de furnizori de medicamente în slujba pacientului, care îndeplinesc o obligație de serviciu public să fie penalizate sever din cauza lipsei unei soluții tehnice care trebuia deja implementată de CNAS pănă la 01 iunie 2024. Mai mult, atragem atenția asupra faptului că schimbarea modului de preluare a facturilor transmise prin sistemul RO e-Factura la nivelul Caselor Județene de Asigurări de Sănatate, respectiv verificarea acestora conform prevederilor contractuale, cât și însoțirea lor cu documentele care stau la baza decontării medicamentelor eliberate, vor duce la întârzieri în realizarea plăților către farmacii, cu consecințe grave pentru pacienții români.

OUG (ordonanță de urgență) 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura și factura electronică în România,,…… prevede la art. 10, alin. 7:

Termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din legea 227/2015, cu modificările și completările ulterioare.

Merită citit art. 13 din acest OUG și o să vedem că noi nu punem îndrumarea pe primul loc, ci trecem direct la amenzi. Provoacă îngrijorare maximă finalul art. 13², alin. (2):

Contravențiile……….se sancționează…… cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Pentru conformitate, aveți mai jos două informări -titlu boldat- dinspre CNAS (Casa Națională de Asigurări de Sănătate):

• INFORMARE – Obligațiile furnizorilor de servicii medicale în raport cu sistemul e-Factura – 29 februarie, 2024

Conform prevederilor legislației referitoare la sistemul naţional privind factura electronică[1], intrate în vigoare la începutul acestui an, în perioada 1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024, operatorii economici – persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA – au obligaţia să raporteze în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura toate facturile emise în relaţia cu instituţiile publice.

Această prevedere se aplică și furnizorilor de servicii medicale, medicamente și dispozitive aflate în relații contractuale cu casele de asigurări de sănătate, pentru facturile emise în baza acestor relații contractuale.

Pentru utilizarea și accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV). Informațiile referitoare la înregistrarea în SPV sunt disponibile pe site-ul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală (ANAF), linkul direct fiind: 

https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv .

Termenul-limită pentru transmiterea facturilor emise în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, pentru livrările de bunuri/prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România. De la 1 aprilie 2024, nerespectarea acestui termen se va sancționa cu amendă.

Într-o a doua etapă, începând cu data de 1 iulie 2024, transmiterea facturilor electronice de la emitenți către destinatari se va face obligatoriu prin intermediul sistemului RO e-Factura.

Casele de asigurări de sănătate nu vor accepta la plată facturile netransmise prin intermediul sistemului menționat. Totodată, atenționăm furnizorii că netransmiterea de către emitent a facturii în sistemul RO e-Factura, precum și primirea și înregistrarea de către destinatar a unei facturi netransmise prin acest sistem, în relațiile dintre ei sau cu alți operatori economici constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Accesul la aplicația de generare a facturii în format XML, pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor, nu necesită autentificare, aceasta putând fi astfel utilizată la scară largă. Aplicația menționată se găsește pe portalul Ministerului Finanțelor, linkul direct fiind: https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura/aplicatii-web-ro-efactura .

În situaţia în care sistemul RO e-Factura nu este funcțional timp de minimum 24 de ore, obligația de transmitere a facturii se suspendă până la repunerea în funcţiune a sistemului.

Pe perioada în care sistemul RO e-Factura nu este funcțional, emitentul facturii aplică în mod corespunzător prevederile art. 319 din Codul Fiscal, cu modificările şi completările ulterioare, cu condiția transmiterii ulterioare în sistem a facturilor electronice emise.

Perioadele de nefuncţionare a sistemului RO e-Factura vor fi publicate pe paginile de Internet ale ANAF şi Ministerului Finanţelor.

Informații detaliate pe această temă se pot afla accesând Ghidul privind utilizarea sistemului naţional de facturare electronică RO e-factura de pe site-ul Ministerului Finanțelor, linkul direct către acest document fiind: https://mfinante.gov.ro/static/10/Mfp/ghidE-FACTURA.pdf .

 Biroul de presă

[1] Ordonanţa de Urgenţă  nr. 120/2021 privind administrarea, funcţionarea şi implementarea sistemului naţional privind factura electronică RO e – Factura şi factura electronică în România, precum şi pentru completarea Ordonanţei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărţii de identitate a vehiculului şi certificarea autenticităţii vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piaţă, punerii la dispoziţie pe piaţă, înmatriculării sau înregistrării în România, precum şi supravegherea pieţei pentru acestea, cu modificările și completările ulterioare.

• Precizari cu privire la implementarea noilor prevederi legislative, pentru Furnizorii de servicii medicale, medicamente și dispozitive medicale aflați în relație contractuală cu CAS – 1 iulie 2024

În conformitate cu prevederile legale care reglementeza aplicarea sistemului eFactura, incepând cu 01.07.2024, CNAS intervine cu urmatoarele precizări legate de completarea XML-ului din eFactura, astfel:

1. Referința Factură se va înlocui cu Factură proformă , avănd aceleași funcții, menținând fluxul existent, neschimbat.

2. Se va introduce câmpul BT-11, corespondent XML eFactura. Câmpul BT-11 va contine  informatia referitoare la tipul de activitate al furnizorului (ce se completeaza pe Factura Proforma din SIUI in campul categorie Furnizor- In DSK pe forma de facturi electronice campul se numeste    Categorie)

3. Se va introduce câmpul BT-13, corespondent XML eFactura. Câmpul BT-13 va fi folosit de furnizori la incarcarea facturilor SIUI in platforma RO e-Factura  și va reprezenta Referinta comenzii. Furnizorul va obține de la CJAS ID_FACT_SIUI cu ajutorul noului serviciu web, acest ID unic, care va fi trimis DOAR daca factura SIUI este validata, in caz contrar valoarea acestuia este nulă. 4. Pentru furnizorii care lucrează offline aceste 2 campuri (BT-13 si BT-11) vor  trebui comunicate de CJAS furnizorului prin alte mijloace de comunicare.

Iată cum se desfășoară procesul de raportare lunară, începând cu 1 iulie 2024, fiind câțiva pași care privesc farmacia:

1. FARMACIA trimite borderoul/borderourile către CJAS (casa județeană de asigurări de sănătate) într-un fișier xml

Pot fi mai multe borderouri trimise de o farmacie, în funcție de medicamentele cu prescripție pe care le eliberează către pacienti

• așa-numitele “UNICE” = gratuite + compensate + TAB III (psihotrope)
• TAB II (stupefiante)
• cost-volum (CV)
• cost-volum-rezultat (CVR)
• anumite programe naționale de sănătate curative
• vaccinuri
• pensionari cu o anumită limită valorică a pensiei (stabilită prin HG).

În general, o farmacie de comunitate completează și are 4-5 borderouri în fiecare lună.

1. CJAS “prelucrează” fișierul

După verificare, CJAS generează un decont care conține:

• sumele de plată, defalcate pe fiecare borderou si pe subliste (medicamentele eliberate aparțin unei subliste)
• dacă sunt probleme se verifică pană se clarifică totul, dar procesul acesta trebuie sa aibă loc rapid astfel încât să poți să “urci“ factura fiscală în serverul ANAF în termen de 5 zile de la raportare

1. FARMACIA generează o factură proforma pe care o trimite către CJAS
2. Operatorul CJAS generează IDSIUI si trimite email către FARMACIE
3. FARMACIA preia acest IDSIUI pe factura fiscală. Tot pe factura fiscală se trece și tipul de activitate al furnizorului (farm pt farmacii)
4. FARMACIA “urcă“ factura fiscală în serverul ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală)

și

fiecare CJAS își preia facturile fiscale din serverul ANAF astfel încât să justifice plățile efectuate către farmaciile de comunitate.

După cum vedeți, este un proces laborios care “mănâncă“ cam o săptamână.

Procesul de generare al IDSIUI (pasul 4) va fi automatizat în curând -sper- la toate CJAS-urile.

Incă un exemplu clarificator: sunt instrucțiuni detaliate pentru furnizori din partea conducerii CAS BIHOR.

ÎN ATENȚIA FURNIZORILOR DE SERVICII MEDICALE,

REFERITOR LA E-FACTURA:

1. Furnizorul trimite la CAS Bihor raportarea în  SIUI.
2. Operatoul CAS Bihor verifică și validează raportarea, generează decont.
3. După descărcarea decontului de către furnizor în aplicația utilizată, furnizorul generează factura proforma online ca și până acum (factura electronică transmisă până la 1 iulie 2024 a devenit acum Proformă).
4. Operatorul CAS Bihor  va proceda la VALIDAREA în SIUI a  facturii Proforme.
5. În momentul în care factura Proforma este VALIDATĂ în SIUI de către operatorul CAS Bihor, prin apăsarea butonului ID Efactura (sau corespondent în funcție de aplicațiile utilizate), se generează Id Factura SIUI.

Dacă factura nu a fost validată de operatorul CJAS, acest Id NU se va genera și se primește mesaj de forma “Operația nu se poate realiza. Factura Proforma are raportări/deconturi asociate, dar nu a fost VALIDATĂ”

1. Furnizorului îi revine obligația de a verifica dacă factura proforma SIUI este validată, urmând ca numai după ce această proformă este validă, sa întocmească Factura fiscală care se încarcă în SPV RO e-factura.
2. La încărcarea Facturii fiscale în SPV RO e-factura, furnizorii completează astfel câmpurile suplimentare:

• BT-13 Referința comenzii/Număr comandă se completează ID Factura SIUI primit în urma validării proforme de către CAS;
• BT-11 Referința proiectului se completează categoria Furnizor (se completează cu categoria indicată pe câmpul Categorie din factura Proforma SIUI ex. CLIN, PARA, STOM, etc.).

• în câmpul BT11 se completează CODUL de categorie , nu DENUMIREA

• În acest pas, în funcție de aplicațiile utilizate (altele decât aplicațiile PIAS/SIUI), factura Proforma din SIUI poate deveni Factură fiscală care se transmite automat în SPV RO e-Factura, dacă aplicațiile sunt actualizate și transmit datele în câmpurile BT-13 și BT-11, iar data înregistrării Facturii fiscale devine data validării de către operatorul CJAS.
• Pentru furnizorii care utilizează aplicațiile PIAS/SIUI sau care nu transmit automat datele în SPV, emiterea și transmiterea Facturii fiscale se face din ALTE aplicații (de contabilitate sau altele gratuite în vederea încărcării in RO e-Factura), data emiterii Facturii fiscale fiind data validării Proformei de către CAS, iar termenul de 5 zile calendaristice pentru încărcarea în SPV începe de la data emiterii Facturii fiscale.

OBLIGARIU se vor completa toate rubricile de pe factură, iar factura trimisă în SPV trebuie să aibă același numărul și dată cu factura transmisă în SIUI.

Raportarea lunară reprezintă o “încercare“ pentru că înseamnă timp, energie, nervi, posibil bani, cu toate că ar trebui să fie un proces banal.